Informativa privacy
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento e Agenzia MIRIZIO di Mirizio Paolo e Andrea S.n.c., con sede in Via Vittorio Veneto, 86 - Monopoli (BA). Per richieste relative alla privacy e possibile utilizzare i riferimenti pubblicati nelle pagine ufficiali del sito e, in particolare, l'indirizzo email info@agenziamirizio.it.
Qualora sia nominato un Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) o un referente privacy dedicato, i relativi recapiti saranno pubblicati in questa sezione o comunicati attraverso i canali ufficiali dell'agenzia.
2. Ambito dell'informativa
La presente informativa riguarda i dati trattati attraverso il sito, AreaClientiWEB, AreaClientiRENT e gli applicativi WebCenter collegati ai servizi dell'agenzia, inclusi preventivi, prenotazioni, noleggi, richieste di assistenza e comunicazioni operative.
Quando il servizio richiesto riguarda pratiche automobilistiche, consulenza, adempimenti verso enti pubblici o utilizzo di portali professionali istituzionali, i dati possono essere trattati anche per predisporre, trasmettere, consultare o conservare la documentazione necessaria alla pratica.
3. Dati trattati
Possono essere trattati dati identificativi e di contatto, dati fiscali, dati relativi a documenti e patente, informazioni contrattuali, dati del veicolo, dati di pagamento o preautorizzazione, log tecnici e dati necessari alla sicurezza dei sistemi.
Per le pratiche automobilistiche e i servizi collegati possono essere acquisiti, consultati o conservati documenti e copie digitali necessari alla verifica dell'identita e dell'autenticita documentale, tra cui carta d'identita, patente di guida, fotografia, tessera sanitaria o codice fiscale, documentazione del veicolo, deleghe, procure, visure, moduli firmati e altri allegati richiesti dalla specifica pratica.
In particolare, nei servizi di noleggio possono essere trattati dati relativi a locatario, conducenti autorizzati, recapiti telefonici, email, documenti, patente, cauzione, pagamenti, sinistri, multe, assistenza e riconsegna del veicolo.
Dati particolari o ulteriori categorie di dati saranno trattati solo quando necessari per gestire una specifica richiesta, un obbligo di legge o una situazione documentata, nel rispetto dei principi di minimizzazione e pertinenza.
4. Origine dei dati e acquisizione documentale
I dati e i documenti possono essere forniti direttamente dall'interessato, dal soggetto che commissiona la pratica, da concessionarie, commercianti, consulenti, intermediari, societa, familiari o altri soggetti coinvolti nella pratica, nei limiti in cui la trasmissione sia necessaria al servizio richiesto.
La documentazione puo essere acquisita in ufficio, tramite consegna cartacea, scansione ottica, caricamento digitale, email, sistemi di barcode o canali autenticati, portali professionali e altri strumenti operativi utilizzati dall'agenzia.
Quando la documentazione e ricevuta da soggetti diversi dall'interessato, l'agenzia tratta i dati per eseguire la pratica richiesta e, ove necessario, puo effettuare verifiche di coerenza, completezza, validita e autenticita dei documenti ricevuti.
5. Archiviazione interna e gestionale
I dati e i documenti acquisiti possono essere archiviati nei sistemi informatici interni dell'agenzia, nel gestionale aziendale, negli archivi digitali presenti sul server e, quando necessario, in archivi cartacei o fascicoli di pratica.
Il gestionale e gli archivi digitali costituiscono la base operativa da cui l'agenzia recupera i dati per alimentare gli applicativi WebCenter, AreaClientiWEB, AreaClientiRENT, la documentazione contrattuale, i moduli e i flussi verso portali istituzionali o professionali.
L'accesso interno e riservato ai soggetti autorizzati dell'agenzia e alle persone incaricate della gestione amministrativa, tecnica o operativa della pratica, secondo profili coerenti con le mansioni svolte.
6. Visibilita nelle aree web e separazione delle pratiche
Nelle aree web riservate, i dati e i documenti sono resi disponibili solo agli utenti abilitati e limitatamente alle pratiche di competenza. L'accesso e organizzato per evitare che soggetti terzi possano consultare pratiche o documenti non pertinenti.
Quando una pratica coinvolge piu parti, ad esempio venditore e acquirente in un passaggio di proprieta, la visibilita puo essere limitata agli attori coinvolti in quella specifica pratica e ai soggetti autorizzati dall'agenzia per la relativa gestione.
Le credenziali, i profili e le autorizzazioni degli utenti sono strumenti essenziali per mantenere la separazione tra pratiche, clienti, documenti e fascicoli digitali.
7. Informative specifiche e servizi collegati
Questa informativa descrive il quadro generale dei trattamenti svolti tramite WebCenter e i servizi digitali collegati. Singoli servizi, documenti contrattuali, moduli, allegati o procedure operative possono contenere informative o clausole specifiche quando la natura del servizio richiede dettagli ulteriori.
Per servizi che prevedono rapporti con portali o banche dati di enti pubblici, concessionari, gestori di pubblici registri o altri soggetti istituzionali, restano applicabili anche le informative e le regole privacy rese da tali soggetti per i rispettivi trattamenti autonomi.
8. Finalita del trattamento
- gestione di richieste, preventivi, prenotazioni, contratti e servizi collegati;
- istruttoria, gestione e monitoraggio di pratiche automobilistiche, amministrative o documentali richieste dal cliente;
- verifica dell'identita, della documentazione e della legittimazione dei soggetti coinvolti nella pratica;
- acquisizione, scansione, archiviazione e recupero operativo dei documenti necessari alla pratica;
- adempimenti amministrativi, fiscali, contabili e normativi;
- gestione di cauzioni, garanzie, coperture, sinistri, multe, assistenza e reclami;
- comunicazioni via telefono, email, SMS, WhatsApp o altri canali di contatto indicati dal cliente, quando necessarie alla gestione del servizio richiesto;
- sicurezza informatica, manutenzione tecnica e controllo degli accessi agli applicativi;
- tutela dei diritti del titolare in sede stragiudiziale o giudiziale.
9. Base giuridica
Il trattamento puo basarsi sull'esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali, sull'adempimento di obblighi di legge, sul legittimo interesse del titolare e, quando necessario, sul consenso dell'interessato.
Il legittimo interesse puo riguardare, ad esempio, sicurezza informatica, organizzazione interna, tutela dei diritti, prevenzione di frodi, gestione di contestazioni e miglioramento ragionevole dei servizi, nel rispetto dei diritti e delle liberta fondamentali degli interessati.
10. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari a preventivi, prenotazioni, contratti, fatturazione, cauzione, assistenza e obblighi di legge e necessario per fornire il servizio richiesto. Il mancato conferimento puo impedire la gestione della richiesta o l'esecuzione del rapporto.
11. Modalita del trattamento e sicurezza
I dati sono trattati con strumenti cartacei, informatici e telematici, da personale autorizzato o soggetti incaricati, secondo criteri di liceita, correttezza, trasparenza, minimizzazione, aggiornamento e riservatezza.
Sono adottate misure tecniche e organizzative proporzionate alla natura dei dati trattati, incluse limitazioni degli accessi, tracciabilita operativa, protezione degli archivi, manutenzione dei sistemi e procedure interne per ridurre rischi di perdita, uso improprio, accesso non autorizzato o divulgazione indebita.
12. Comunicazione dei dati, destinatari e responsabili
I dati possono essere comunicati a consulenti, fornitori tecnici, societa che gestiscono software, hosting o manutenzione, istituti di pagamento, circuiti bancari, compagnie assicurative, societa di assistenza o recupero veicoli, autorita pubbliche, organi di polizia, studi legali e altri destinatari necessari alla corretta gestione del servizio.
Per le pratiche automobilistiche, i dati possono inoltre essere inseriti, consultati o trasmessi tramite portali professionali e sistemi di soggetti istituzionali o gestori di registri e servizi pubblici, nei limiti necessari alla pratica richiesta e secondo le rispettive regole di accesso e trattamento.
Le comunicazioni verso enti pubblici, registri, portali istituzionali, amministrazioni competenti, piattaforme operative, compagnie assicurative o altri soggetti abilitati avvengono solo quando necessarie per eseguire la pratica, adempiere a obblighi di legge, gestire un mandato, fornire il servizio richiesto o tutelare diritti e interessi legittimi.
I dati personali non sono venduti, ceduti o messi a disposizione di aziende, circuiti commerciali o soggetti terzi per finalita autonome di marketing, profilazione commerciale o rivendita.
Quando tali soggetti trattano dati per conto del titolare, possono essere designati responsabili del trattamento secondo quanto previsto dalla normativa applicabile. L'elenco aggiornato delle categorie di destinatari e dei responsabili puo essere richiesto al titolare.
13. Trasferimenti verso Paesi extra UE
Di norma i trattamenti sono organizzati nell'ambito dell'Unione Europea. Se l'utilizzo di fornitori tecnici, servizi cloud, strumenti di comunicazione o piattaforme esterne comporta trasferimenti di dati verso Paesi extra UE, tali trasferimenti avverranno nei limiti e con le garanzie previste dal GDPR.
14. Pagamenti, cauzione e carte
I dati relativi a pagamenti e cauzioni sono trattati per gestire importi, preautorizzazioni, garanzie, svincoli, trattenute e verifiche collegate al servizio. I dati di carta eventualmente necessari sono trattati nei limiti tecnici e operativi richiesti; il codice CVV/CVC non deve essere conservato nei sistemi WebCenter.
15. Dati tecnici, log e sicurezza
I sistemi possono registrare dati tecnici e log di accesso, come indirizzo IP, data e ora, identificativi di sessione, operazioni eseguite e informazioni necessarie alla sicurezza, alla manutenzione e alla tracciabilita degli applicativi.
16. Cookie e strumenti tecnici
Le informazioni specifiche sui cookie e sugli strumenti di tracciamento del sito sono disponibili nella Cookie Policy dedicata. Gli applicativi WebCenter utilizzano strumenti tecnici necessari al funzionamento, alla sicurezza e alla gestione delle sessioni.
17. Comunicazioni informative, marketing e profilazione
Le comunicazioni operative relative a richieste, preventivi, prenotazioni e contratti sono necessarie alla gestione del servizio. Eventuali comunicazioni promozionali o commerciali non strettamente necessarie saranno effettuate solo quando sussiste una base giuridica idonea, incluso il consenso ove richiesto.
L'agenzia non vende dati personali a terzi e non utilizza i dati raccolti per alimentare circuiti commerciali esterni. Eventuali comunicazioni promozionali proprie, se introdotte, saranno separate dalle comunicazioni operative e gestite secondo la normativa applicabile.
Non sono previsti processi decisionali automatizzati con effetti giuridici o analogamente significativi sull'interessato. Eventuali attivita future di profilazione commerciale saranno introdotte solo con informativa specifica e, quando richiesto, con consenso separato.
18. Conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalita indicate e, successivamente, nei limiti richiesti da obblighi fiscali, contabili, civilistici, assicurativi o di tutela dei diritti.
I fascicoli di pratica, le scansioni documentali e gli archivi digitali possono essere conservati per il tempo necessario a documentare l'attivita svolta, gestire controlli, richieste successive, contestazioni, obblighi normativi e tutela dei diritti dell'agenzia o degli interessati.
I log tecnici e i dati di sicurezza sono conservati per tempi proporzionati alle esigenze di protezione, manutenzione e tracciabilita dei sistemi, salvo necessita di ulteriore conservazione per accertamenti, contestazioni o obblighi di legge.
19. Diritti dell'interessato
L'interessato puo esercitare i diritti previsti dalla normativa applicabile, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilita nei casi previsti e revoca del consenso senza pregiudicare la liceita del trattamento effettuato prima della revoca.
Le richieste possono essere inviate al titolare tramite i riferimenti indicati nella presente informativa o nelle pagine di contatto del sito. Il titolare fornisce riscontro nei termini previsti dalla normativa, di regola entro un mese dal ricevimento della richiesta, salvo proroghe consentite in caso di complessita o numero elevato di richieste.
L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalita indicate sul sito istituzionale www.garanteprivacy.it.
20. Versione e aggiornamenti
Questa informativa e gestita tramite libreria documentale WebCenter. Le versioni precedenti restano archiviate per garantire tracciabilita dei testi pubblicati o consegnati nei fascicoli documentali.
